Jak zweryfikować kontrahenta
przed transakcją
Zanim zapłacisz fakturę albo podpiszesz umowę, warto w kilka minut sprawdzić, czy kontrahent istnieje, rozlicza VAT i podaje rachunek zgłoszony fiskusowi. Poniżej checklista należytej staranności w 6 krokach — każdy krok prowadzi do darmowego narzędzia, w którym wykonasz go po numerze NIP, bez logowania.
Po co weryfikować kontrahenta
„Należyta staranność" to zestaw czynności, które pokazują, że przed transakcją sprawdziłeś partnera biznesowego. Ma to realne skutki podatkowe: przy płatnościach powyżej 15 000 zł zapłata na rachunek spoza Wykazu VAT grozi odpowiedzialnością solidarną za VAT kontrahenta i utratą prawa do zaliczenia wydatku w koszty. Weryfikacja chroni też przed współpracą z podmiotem, który nie istnieje, jest wykreślony z rejestru albo nie ma prawa wystawiać faktur VAT.
Checklista w 6 krokach
1. Status VAT — Wykaz VAT (Biała Lista)
Sprawdź, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. Wpisując NIP w narzędziu Biała Lista VAT zobaczysz status (czynny / zwolniony / niezarejestrowany), datę rejestracji oraz rachunki bankowe zgłoszone do Wykazu — prosto z rejestru Ministerstwa Finansów.
2. Rachunek bankowy — czy jest w Wykazie
Numer konta z faktury porównaj z rachunkami z Białej Listy w narzędziu Weryfikacja rachunku. Płatność powyżej 15 000 zł na rachunek spoza Wykazu to ryzyko podatkowe — jeśli już do niej doszło, zabezpiecza cię zawiadomienie ZAW-NR złożone w ciągu 7 dni.
3. Dane rejestrowe — KRS lub REGON
Spółki, fundacje i stowarzyszenia sprawdzisz w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS): reprezentacja, kapitał, status. Jednoosobowe działalności (JDG), których nie ma w KRS, zweryfikujesz po NIP w rejestrze REGON (GUS) — oficjalna nazwa, adres i forma prawna.
4. Kontrahent z UE — VAT UE w VIES
Jeśli wystawiasz fakturę bez VAT dla firmy z innego kraju Unii, potwierdź jej numer VAT UE w systemie VIES (Komisja Europejska). Aktywny numer VAT UE to warunek zastosowania stawki 0% w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów.
5. Zakres działalności — PKD
Kody PKD mówią, czym oficjalnie zajmuje się firma. Jeśli przedmiot transakcji zupełnie nie pasuje do zadeklarowanej działalności, to sygnał do ostrożności.
6. Beneficjent rzeczywisty — CRBR
Kto realnie kontroluje spółkę, ustalisz w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (crbr.podatki.gov.pl). To bezpłatna, publiczna wyszukiwarka Ministerstwa Finansów — przydatna zwłaszcza przy większych umowach i weryfikacji powiązań.
Sprawdzasz cały portfel kontrahentów naraz? Zamiast wpisywać NIP-y po jednym, użyj narzędzia Bulk NIP — wielu naraz: wklejasz listę, dostajesz tabelę ze statusem VAT, rachunkami, REGON-em i KRS-em każdego podmiotu plus eksport do CSV lub JSON.
Kiedy weryfikacja jest szczególnie ważna
- Płatności powyżej 15 000 zł — próg, od którego liczy się rachunek z Wykazu VAT i mechanizm podzielonej płatności (MPP).
- Odliczenie VAT i koszty uzyskania przychodu — fiskus może je zakwestionować, jeśli nie dochowałeś należytej staranności.
- Nowy kontrahent lub duża umowa — pierwsza transakcja z nieznanym podmiotem to naturalny moment na pełną weryfikację.
- Transakcje wewnątrzunijne — bez aktywnego numeru VAT UE w VIES nie zastosujesz stawki 0%.
Najczęstsze pytania
Co to jest należyta staranność?
To zestaw czynności sprawdzających kontrahenta przed transakcją — m.in. status VAT, rachunek bankowy i dane rejestrowe. Dochowanie należytej staranności pozwala zachować prawo do odliczenia VAT i zaliczenia wydatku w koszty, jeśli kontrahent okaże się nierzetelny.
Jak sprawdzić kontrahenta po samym numerze NIP?
Numer NIP wystarczy do sprawdzenia statusu VAT w Wykazie VAT, danych w rejestrze REGON oraz — dla spółek — powiązania z wpisem w KRS. Wszystkie te kroki wykonasz w darmowych narzędziach skanfirmy.pl bez logowania.
Które kroki są obowiązkowe?
Żaden pojedynczy krok nie jest wprost nakazany, ale przy płatnościach powyżej 15 000 zł sprawdzenie statusu VAT i rachunku w Wykazie to jedyny sposób, by uniknąć odpowiedzialności solidarnej za VAT kontrahenta i zachować prawo do zaliczenia wydatku w koszty.
Jak zweryfikować firmę z innego kraju Unii Europejskiej?
Numer VAT UE kontrahenta z innego państwa członkowskiego potwierdzisz w systemie VIES Komisji Europejskiej. Aktywny numer to warunek zastosowania stawki 0% w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów.
Czy weryfikacja kontrahenta jest płatna?
Nie. Wszystkie kroki tej checklisty wykonasz bezpłatnie i bez rejestracji — dane pochodzą wprost z oficjalnych rejestrów państwowych (Ministerstwo Finansów, KRS, GUS, Komisja Europejska).